مرز بین فرآیند (Process) و روش اجرایی (Procedure)

مرز بین فرآیند (Process) و روش اجرایی (Procedure) برای سازمان‌ها ابهام‌برانگیز است و نیاز به تعریف دقیق دارد.

فرآیند (Process)

تعریف:
فرآیند مجموعه‌ای از فعالیت‌ها یا وظایف مرتبط و به‌هم‌پیوسته است که در قالب یک جریان کاری سطح‌بالا، ورودی‌ها را به خروجی‌های دارای ارزش افزوده تبدیل می‌کند. هر فرآیند با هدف مشخص طراحی می‌شود و تمرکز آن بر آنچه باید انجام شود و نتیجه نهایی مورد انتظار است.

ویژگی‌ها:

• می‌تواند شامل چندین روش اجرایی، دستورالعمل یا فعالیت باشد.
• اغلب سطح بالاتر و استراتژیک است.
• بهبود فرآیند معمولاً روی بهبود کارایی، کاهش خطا و افزایش رضایت مشتری تمرکز دارد.

مثال:
فرآیند مدیریت سفارش مشتری:
۱. دریافت سفارش → ۲. بررسی موجودی → ۳. صدور فاکتور → ۴. ارسال محصول

۲. روش اجرایی (Procedure)

تعریف:
روش اجرایی مستندی است که نحوه انجام دقیق یک فعالیت یا وظیفه مشخص را در درون یک فرآیند توضیح می‌دهد. این سند مشخص می‌کند چگونه فعالیت انجام شود، چه کسی مسئول انجام آن است و گام‌های دقیق و ترتیب انجام کارها چیست. هدف روش اجرایی ایجاد یکنواختی در عملکرد، جلوگیری از خطا و تضمین اجرای صحیح فرآیند در سطح عملیاتی است.

ویژگی‌ها:

• سطح جزئی و عملیاتی دارد.
• معمولا مستند می‌شود تا افراد مختلف بتوانند به صورت یکنواخت انجام دهند.
• هدف آن تضمین انطباق، کیفیت و تکرارپذیری کار است.

مثال:
روش اجرایی صدور فاکتور:
۱. وارد کردن اطلاعات مشتری در نرم‌افزار → ۲. ثبت محصولات سفارش شده → ۳. محاسبه مالیات و تخفیف → ۴. چاپ و ارسال فاکتور

یک مثال تصویری ذهنی

تصور کن فرآیند مثل یک نقشه راه است، مقصد و مسیر کلی را مشخص می‌کند.
روش اجرایی مثل تابلوهای جزئیات کنار جاده است که می‌گویند دقیقاً کجا بپیچیم و محدودیت سرعت چقدر است

جمع‌بندی تفاوت‌ها به شکل کوتاه:

مثال