این سیستم در ابتدا توسط هیرویوکی هیرانو برای شرکتهای تولیدی در ژاپن توسعه داده شد. اصول 5S بهخوبی به آزمایشگاهها، کارگاههای تعمیرات و حتی دفاتر اداری نیز قابل تعمیم هستند. تقریباً هر محیط کاری از ساختار و بهرهوریای که این مدل فراهم میکند بهرهمند خواهد شد.
گاهی به 5S پنج ستون گفته میشود، زیرا همانند ستونهای فیزیکی که یک سازه را نگه میدارند، 5S نیز دارای پنج عنصر است که اثربخشی سیستم را پشتیبانی میکنند. و درست مانند ستونهای یک ساختمان، اگر یکی از آنها ضعیف شود یا از کار بیفتد، کل ساختار فرو خواهد ریخت.
نظام آراستگی 5S (فایو اس) مجموعه اصولی برای ایجاد نظمی مناسب در محل کار است. این اصول که همه افراد کسبوکار را دربرمیگیرد بر روی حذف مواد و لوازم غیرضروری، قرار دادن همه چیز در جای مناسب خود و استانداردسازی شیوههای نگهداری از محیط کار تاکید دارد.
اصول نظام آراستگی 5S مخفف چیست؟
به طور خاص 5S مخفف موارد زیر است:
سازماندهی ـ سیری Seiri
نظم و ترتیب ـ سیتون Seiton
پاکیزهسازی ـ سیسو Seiso
استانداردسازی ـ سیکتسو Seiketsu
حفظ و نگهداری ـ شیتسوکه Shitsuke
اهداف نظام آراستگی 5S
هدف نهایی 5S ، همانطور که ذکر شد، اطمینان از این است که محل کار تا حد ممکن منظم و منطقی باشد. هر چیزی که غیر ضروری باشد حذف میشود، اقلام در جایی که به آنها نیاز است قرار داده میشوند، و محیط کاری تمیز و عاری از بینظمی میشود.
علاوه بر موارد بالا، 5S طراحی شده تا به صورت روتین و روزانه اجرا شود و به همین خاطر بهبود مستمر را تقویت میکند.
پنج گام / ستون 5S
ستون اول Seiri / Sortمرتبسازی حذف چیزهای غیرضروری
مرتبسازی فرآیند حذف تمام اقلامی است که برای تولید فعلی در محیط کار موردنیاز نیستند.اولین گام 5S با مرحله مرتبسازی آغاز میشود. مرتبسازی سنگبنای 5S است و به رفع مشکلاتی مانند موارد زیر کمک میکند:
ابزار و موادی که مانع جریان کار میشوند اتلاف وقت برای جستجوی قطعات، ابزار و محصولات انباشت موجودی غیرضروری و پرهزینه خطرات ایمنی ناشی از شلوغی هدف مرتبسازی حذف تمام ابزار و مواد غیرضروری و ایجاد فضایی عاری از بینظمی است. این کار امکان ایجاد جریان کاری بدون حواسپرتی را فراهم میکند.
یک قاعده کلی مناسب این است: «اگر هر روز از آن استفاده نمیکنید – آن را دور بیندازید.» فقط چیزهایی را نگه دارید که برای انجام کارتان کاملاً ضروری هستند. این شامل ابزار، مواد و ماشینآلات میشود. در اجرای مرحله مرتبسازی باید هوشیار و قاطع باشید. انجام صحیح این مرحله نخست، پایه و اساس موفقیت اجرای مدل 5S را تضمین میکند.
شناسایی قطعات و ابزار غیرضروری همیشه کار آسانی نیست. کارکنان و مدیران آنقدر به بینظمی عادت میکنند که دیگر آن را نمیبینند. 5S ابزار مؤثری برای کمک به فرآیند مرتبسازی دارد که «استراتژی برچسب قرمز» نامیده میشود.
استراتژی برچسب قرمز (Red Tag Strategy)
استراتژی برچسب قرمز راهی عالی برای شناسایی تمام اشیایی است که باید از محیط کار حذف شوند. وقتی چیزی میبینید که فکر میکنید شاید باید حذف شود، بهصورت واقعی یک برچسب قرمز روی آن میزنید. این علامتی است که به همه اطلاع میدهد این مورد باید ارزیابی شود.
روی برچسب قرمز مشخص کنید چه اقدامی باید انجام شود. چند اقدام ممکن در این مرحله عبارتند از:
باقی گذاشتن در محل
جابهجایی
دور انداختن
بازیافت
انتقال به «منطقه نگهداری برچسب قرمز»
منطقه نگهداری برچسب قرمز مکانی است که اقلام در آن قرار میگیرند تا مشخص شود آیا باید از محیط کار حذف شوند یا خیر.
برای مثال، شاید ابزاری داشته باشید که مدتهاست کسی از آن استفاده نکرده، اما هنوز مطمئن نیستید باید آن را حذف کنید یا نه. آن را در منطقه نگهداری برچسب قرمز قرار دهید و تاریخی برای آن مشخص کنید، مثلاً یک ماه بعد. اگر آن تاریخ گذشت و کسی از ابزار استفاده نکرد، میتوانید با اطمینان نتیجه بگیرید که نیازی به آن نیست و آن را حذف کنید.
اگر اقلامی باید از محیط کار حذف شوند، در صورتی که هنوز قابل استفادهاند، به اهدای آنها فکر کنید.اگر مشخص شد برخی اقلام هنوز موردنیاز هستند، برچسبهای قرمز را بردارید و بر اساس میزان استفاده، محل مناسبی برای نگهداری آنها تعیین کنید.
ستون دوم: Seiton / Straighten مرتبسازی دقیق چیدن و نظم دادن دقیق ابزارها و مواد
نظمدهی فرآیند قرار دادن هر چیز در مکانی است که دسترسی به آن آسان باشد. همه اقلام باید بهوضوح علامتگذاری شوند تا هر فردی بتواند بهراحتی محل صحیح آنها را پیدا کند.
مرحله نظمدهی تنها زمانی آغاز میشود که مرحله مرتبسازی کامل شده باشد. اگر محیط کار هنوز پر از اقلام غیرضروری باشد، این مرحله بیفایده خواهد بود.
هدف نظمدهی ایجاد روشی استاندارد و یکنواخت برای نگهداری و بازیابی ابزار و مواد است. کلید اصلی در این مرحله«استانداردسازی» است.
کاربر باید این سیستم را بر اساس میزان دسترسی به ابزار و مواد و فرآیندی که از آنها استفاده میکند طراحی کند.
بعد از این که اقلام موجود در محل کار را سازماندهی و مرتبسازی کردید، نوبت «سیتون / Seiton» میشود، که به معنی «نظم و ترتیب» است.
در این مرحله، تجهیزات، ابزارها، فرایندها و غیره را که در محیط باقی مانده را به منطقیترین روش ممکن مرتب میکنید. هدف نهایی حصول اطمینان از استفاده تا حد امکان آسان از محیط کار با حذف اتلافها، مانند جابهجاییها و زمانهای انتظار است (در واقع، بیش از ۲۰ درصد از زمان هدر رفته ناشی از جابهجاییها بین بخشهای مختلف تاسیسات است). هنگام اجرای این مرحله، این سوالات را در نظر داشته باشید:
چه کسی از این تجهیزات استفاده میکند؟
چه زمانی از این تجهیزات استفاده میشود؟
آیا برخی از جایگاهها (محل قرارگیری اقلام) کارآمدتر یا ارگونومیکتر از بقیهٔ جایگاهها هستند؟
کدام آیتمها باید براساس نوعشان دستهبندی شوند؟
کدام یک از آنها باید بر اساس وظیفهشان دستهبندی شوند؟
چگونه تکتک قطعات سازماندهی خواهند شد؟
نیروها در این فضا چه مسیرهایی را طی میکنند؟
علاوه بر این که بر چگونگی کاهش اتلافها و قابلاستفادهسازی بیشتر محل کار تمرکز دارید، باید مطمئن شوید که اقداماتتان در این راستا با الزامات بالادستی کل تاسیسات نیز هماهنگ باشد. اگر شکلی از نظم و ترتیب کار یکی از افراد را آسان میکند اما در انجام وظایف فرد دیگری اختلال ایجاد میکند این اقدام ارزشمندی نخواهد بود.
برخی دستورالعملها:
اگر اقلام با هم استفاده میشوند، آنها را کنار هم نگه دارید.
اقلام پرکاربرد را نزدیکتر به کاربر قرار دهید.
در صورت امکان، سیستمی طراحی کنید که ابزار به یک سیم جمعشونده متصل باشد و پس از استفاده به محل خود بازگردد.
اقلام را طوری قرار دهید که میزان چرخش و خم شدن کاربر هنگام دسترسی به حداقل برسد.
ابزار و مواد را به ترتیب استفاده بچینید.
مرحله نظمدهی از چندین استراتژی مختلف استفاده میکند، از جمله:
استراتژی برچسب و تابلو
استراتژی رنگ و نوار رنگی
استراتژی ترسیم سایه ابزار
برچسبگذاری جزء اصلی هر برنامه سازماندهی است و سادهترین راه برای شناسایی سریع و بصری محل صحیح ابزار، مواد و تجهیزات محسوب میشود.
برای مثال، کشوهای جعبهابزار میتوانند با محتوای داخلشان برچسبگذاری شوند تا کارکنان بهراحتی آنچه نیاز دارند را پیدا کنند.
حتی کف زمین میتواند علامتگذاری شود تا مشخص شود سطلهای زباله، ماشینآلات و سایر تجهیزات دقیقاً کجا باید قرار گیرند تا همیشه به محل خود بازگردند.
این نوع برچسبگذاری باعث میشود حتی افرادی که با سیستم آشنا نیستند بتوانند اقلام را پیدا کرده و به محل درست بازگردانند.
همچنین به تداوم فرآیند سازماندهی کمک میکند، زیرا وقتی همه چیز بهدرستی برچسبگذاری شده باشد، تمرکز بر 5S در فعالیتهای روزانه آسانتر خواهد بود.
علاوه بر این، تابلوها، بنرها و پوسترهای بزرگ میتوانند پیامهای سازماندهی یا ایمنی، از جمله یادآوری فرآیند 5S را منتقل کنند.
این ابزارها ستون فقرات یک برنامه سازماندهی بصری را تشکیل میدهند.
استراتژی رنگ و نوار رنگی
خطوط رنگشده یا نوارهای چسبی اغلب با ایمنی مرتبط هستند (مانند مسیرهای عابر پیاده یا لیفتراک)، اما برای مشخص کردن محدودههای کاری، محل پالتها، مواد اولیه، محصولات نهایی، مناطق ارسال و مناطق خطرناک نیز بسیار مفید هستند.
نوارهای صنعتی کف نسبت به رنگ ترجیح داده میشوند، زیرا در برابر رفتوآمد مقاومترند، زمان خشک شدن ندارند و نگهداری آسانتری دارند.
این نوارها در رنگها و اندازههای مختلف موجودند تا بتوان سیستمی متناسب با محیط ایجاد کرد.
استراتژی ترسیم سایه ابزار (Shadow Board)
ترسیم سایه ابزار یعنی ایجاد یک نمای بصری از ابزار تا بتوان آن را سریعاً به محل صحیح بازگرداند.
در تختههای آویز ابزار، این کار با استفاده از برشهای وینیل یا رنگشده انجام میشود که پشت ابزار قرار میگیرند.
برای کشوهای ابزار میتوان از فومهای دو رنگ استفاده کرد که محل دقیق هر ابزار را مشخص میکند و در صورت نبود ابزار، رنگ زیرین نمایان میشود.
این روشها ساده اما بسیار مؤثر هستند و فرآیند سازماندهی را کاملاً بصری میکنند.
ستون سوم: Seiso / Shine تمیزکاری پاکیزه نگه داشتن محیط و تجهیزات
بخش عمدهای از «پاکیزهسازی» براه انداختن کارزاری برای تمیز کردن محیط کار است: جارو کردن، تمیز کردن، دستمال کشیدن، گردگیری، دور انداختن و موارد دیگری از این دست. در اصل، این یکی از اصول اولیه نگهداری از محیط کار است.
با این حال، چیزی که بسیاری از افراد ممکن است متوجه آن نشوند این است که پاکیزهسازی نه تنها شامل تمیز کردن، بلکه شامل نگهداری پیشگیرانه نیز میشود. بخشی از نگهداری مناسب محیط محل کار اطمینان از این است که تجهیزات به درستی کار کنند. و این به نگهداری مداوم و تعویض قطعات فرسوده و روغنکاری برخی قطعات نیاز دارد.
پاکیزهسازی به معنای حذف کامل آلودگی و حفظ نظافت محیط کار بهصورت روزانه است.
ابتدا بینظمی را حذف کردید، سپس نظم ایجاد کردید؛ اکنون زمان تمیزکاری است.
با اجرای این مرحله:
کارکنان در محیطی تمیز و روشن کار خواهند کرد.
خرابی تجهیزات و آسیبها کاهش مییابد.
بهرهوری افزایش مییابد و هزینهها کاهش پیدا میکند.
نظافت مسئولیت همه است.
پاکیزهسازی شامل بازرسی و نگهداری روزانه نیز میشود، مانند:
بررسی سطح روغن
سفت کردن تسمهها و پیچها
تیز کردن ابزار
بررسی نقصها
هدف این است که همه چیز در بهترین وضعیت کاری باقی بماند.
ستون چهارم: Seiketsu / Standardizeاستانداردسازی ایجاد روشها و استانداردهای ثابت
استانداردسازی سیستمی از وظایف و رویهها ایجاد میکند تا اصول 5S بهصورت روزانه اجرا شوند.
اگر هر فرد به روش خود عمل کند، بهتدریج شرایط رو به افول خواهد رفت.
سه مرحله اصلی:
اطمینان از آگاهی کارکنان از مسئولیتهایشان
تبدیل 5S به بخشی از روال روزانه
ارزیابی دورهای عملکرد
بعد از سازماندهی، مرتبسازی و تمیز کردن فضای کار، وقت آن است که این فعالیت ها را به یک روش استاندارد تبدیل کنید. تمیز کردن و مرتبسازی تنها یکبار انجام نمیشود، بلکه عملی روتین است که باید طور معمول و مداوم انجام شود.
به همین دلیل، مرحله چهارم در 5S «سیکتسو / seiketsu» است، که به «استانداردسازی» ترجمه میشود، و هدف آن ایجاد روندهای عملیاتی استانداردی است که پشتیبان یک محیط کار کارآمد و منظم باشد. این امر ممکن است به شکل علائم و نشانههای بصری، دستورالعملها، نمودارها، دستورکارهای معمول و منظم نگهداشت و چکلیستهای گوناگون باشد. در این مرحله، به خصوص در شروع آن ایجاد یادآورهای منظم هم به احتمال زیاد ضروری خواهند بود.
نکته: اختصاص چند دقیقه در هر روز برای انجام وظایف مربوط به نظام آراستگی 5S میتواند به تبدیل شدن آن به یک بخش روتین از روز کاری کارکنان شما کمک کند.
مهمترین مولفه استانداردسازی این است که سه مرحله اول تا حد امکان تکرار شوند. به عنوان مثال، از نظر نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه، این امر ممکن است به شکل یک چک لیست نگهداشت برای هر دستورکار باشد.
ممکن است مدتی طول بکشد تا این روشها به کار گرفته و بخشی از فرهنگ شما شوند. احتمالاً نیاز به زمان زیاد و آموزش مکرر باشد تا افراد بتوانند به طور پیوسته از چک لیستها استفاده کنند.
ستون پنجم: Shitsuke / Sustain پایدارسازی حفظ عادتها و رویهها
پنجمین S در روش 5S و آخرین آن «شیتسوکه / shitsuk» است، که ترجمه تحتاللفظی آن «انضباط» میشود. در 5S، به آن «حفظ و نگهداری» گفته میشود و هدف در آن این است که کل روش را به بخشی دائمی از شیوههای کاری خود بدل کنید.
هدف این مرحله این است که کل فرآیند 5S را هموار و پایدار سازد. بخش عمدهای از این مرحله حصول اطمینان از درگیر ساختن همهٔ افراد از جمله مدیران و رهبران سازمان در فرایند 5S است. هیچکس نباید از 5S معاف باشد و اجرای فعالیتها و فرایندهایی که موجب ادامهٔ اجرای 5S میشود به مدیران بستگی دارد.
برخی از اقداماتی که این مرحله ممکن است در برداشته باشد عبارتند از:
اجرای قوانینی که از چهار مرحله قبلی پشتیبانی کنند
ممیزیهای منظم برای نظارت بر پیشرفت
تحلیل علل ریشهای (RCA) برای پی بردن به هسته اصلی مشکلات
آموزش کارکنان
بهروزرسانی منظم برنامه 5S
مرحله نهایی شامل بهبود مستمر است. سازمانهایی که نتایج برنامههای 5S خود را ارزیابی میکنند و به طور مداوم بهبودهایی را ایجاد میکنند، فرهنگی سازمانی را پرورش میدهند که به حفظ پایدار نظام آراستگی 5S در سازمان کمک میکند.
تداوم ستون نهایی 5S است و هدف آن ایجاد تعهد و انگیزه برای اجرای مداوم مراحل است.
اگر انگیزهای وجود نداشته باشد، افراد به عادات قدیمی بازمیگردند.
راهکارها:
اختصاص زمان مشخص برای اجرای 5S
حمایت مدیریت از بالا به پایین
ایجاد سیستم پاداش
تشکیل کمیته 5S
استفاده از پوستر و یادآوریها
ایمنی (Safety) – گاهی به عنوان S ششم (6S)
ایمنی فرآیندی مداوم است که تقریباً توسط تمام ستونهای 5S پشتیبانی میشود.
اقدامات شامل:
استفاده از تجهیزات حفاظت فردی
آموزش استفاده صحیح از تجهیزات
نصب علائم واضح
آموزش واکنش در شرایط اضطراری
پوسترها، بنرها و خبرنامهها میتوانند یادآوری دائمی از اهمیت 5S و ایمنی باشند. ایمنی یک فرآیند مستمر است که تقریباً توسط همه ستونهای سیستم 5S پشتیبانی میشود. اغلب به آن «ششمین S» گفته میشود. شرکتهایی که این مرحله را اضافه میکنند، معمولاً به سیستم خود 6S میگویند.
به طور سنتی، سیستم 5S تنها پنج ستون یا مرحله دارد، اما بسیاری از شرکتها و سازمانها تصمیم میگیرند ستون ششم، یعنی ایمنی، را اضافه کنند. این سیستم معمولاً به طور طبیعی به عنوان «6S» شناخته میشود. ایمنی نقش حیاتی در هر شرکت دارد و همراه با سازماندهی صحیح پیش میرود، بنابراین منطقی است که همزمان با 5S به آن توجه شود.
چند کار دیگر که میتوانید انجام دهید چیست؟
اطمینان حاصل کنید که کارکنانتان تجهیزات مناسب شغل خود را دارند. کلاه ایمنی، لباس کار، دستکش و کفش ایمنی از موارد معمول مورد نیاز در انبار یا کارخانه هستند.
کارکنان خود را آموزش دهید که تجهیزات را به درستی استفاده کنند. تجهیزات سنگین، لوازم الکترونیکی، لیفتراکها و ابزارهای برقی برای کسانی که به اشتباه استفاده میکنند خطرناک هستند.
برچسبها، تابلوها و علامتگذاریهای ساده و قابل فهم، نقش زیادی در ایجاد محیط کاری ایمن و بصری دارند.
کارکنان خود را دقیقاً آموزش دهید که در مواقع اضطراری چه کاری باید انجام دهند. از حوادث کوچک مثل بریدگی و کبودی تا حوادث بزرگتر مانند آسیبها و آتشسوزی، هر کارمند باید بداند چه کاری انجام دهد یا به چه کسی اطلاع دهد.
جمعبندی
5S یک سیستم، یک فلسفه و یک فرهنگ است.
قدرت واقعی آن زمانی آشکار میشود که کل سازمان آن را بپذیرد.
مدل 5S ساده اما قدرتمند است و میتواند هر انبار، کارخانه یا دفتر کاری را به محیطی ایمن و بهرهور تبدیل کند.
حذف کنید (Sort)، نظم دهید (Set in Order)، تمیز کنید (Shine)، استاندارد کنید (Standardize) و تداوم ایجاد کنید (Sustain). به همین سادگی.
